Примерная ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Существует три основных потока документации:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение;
- исполнение.
Предварительное рассмотрение.
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.
Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.
Регистрация.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Например: вх. 121/4-97, где
121 - порядковый регистрационный номер;
4 - номер дела в котором этот документ будет подшит;
97 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
Рассмотрение корреспонденции.
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
Исполнение.
Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
- направить корреспонденту письменный ответ;
- сообщить телеграммой;
- сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.
Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
- содержание телефонограммы;
- откуда она поступила;
- дата и время приема;
- кто передал и кто принял.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.
Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.
Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело.
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
Документы, исполненные и списанные "в дело" должны быть:
- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;
- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ
ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Титульные списки;
Штатные расписания и изменения к ним.
Документы постоянного хранения
Устав ЖСК, ТСЖ.
Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
Протоколы общих собраний.
Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.
Протоколы заседаний правления.
Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.
Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).
Справка Госкомстата о наличии кодов.
Справка из банка о наличии расчетного счета.
10. Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС).
11. Договор о землепользовании.
12. Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).
13. Приказы.
